U februaru ove godine počela je primena novog Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti kojim su propisane i neke nove obaveze za stvaraoce arhivske građe, a koje se, samim tim, odnose i na sva pravna lica kao što su i privredna društva
Renomirana užička kompanija „Impol Seval“ među prvima je pristupila implementaciji ovog Zakona i zaključila ugovor o poslovnoj saradnji sa užičkim Istorijskim arhivom koji joj je ključni saradnik u uređenju ove oblasti. Tim povodom je prošle sedmice u Istorijskom arhivu održana obuka za zaposlene u „Impol Sevalu“ koji su najdirektnije vezani za proces čuvanja i zaštite arhivske građe u ovom privrednom društvu a koja će omogućiti efikasniju primenu novog Zakona. Za ovaj vid saradnje sa užičkim Istorijskim arhivom zainteresovani su mnogi stvaraoci arhivske građe u kategoriji privrednih društava, kojih je na području koje pokriva ovaj Arhiv, veliki broj.
Miroslav Dučić, arhivski savetnik ističe da je suština novog Zakona da se normativno uredi oblast arhivske građe iz čega proizilazi, između ostalog, obaveza stvaraoca arhivske građe da usvoje i primenjuju dva normativna akta. Prvi definiše listu kategorija dokumenatarnog materijala sa rokovima čuvanja i kada nadležni arhivi daju saglasnost, ovaj dokument se tek tada može primenjivati. Drugi akt, pravilnik o kancelarijskom poslovanju određuje proces nastanka dokumenta, zapravo njegovog evidentiranja i arhivirinja u depo. NJime se uređuje i način uništavanja dokumentacije tako da stvaralac arhivske građe ne može sam uništavati određenu dokumentaciju, već za to postoji procedura u kojoj će posle njihovog zahteva, arhivi davati saglasnost za uništavanje. Inače, materijal se ne može uništiti bez upisa u arhivske knjige koje predstavljaju evidenciju arhivskog materijala. Prema rečima Dučića, za nepoštovanje Zakona, odnosno, ukoliko stvaralac arhivske građe ne arhivira materijal, ne evidentira ga u arhivsku knjigu kako je po Zakonu propisano i ako ga uništi bez saglasnosti nadležnog arhiva, predviđene su kazne i za pravna i odgovorna lica.
Miroslav Dučić navodi da je prvobitno rok za dostavljanje u nadležni arhiv arhivskih knjiga, odnosno, evidencije arhiviranog materijala koji je nastao od početka rada jednog pravnog lica, bio 30. april ove godine. Zapravo, stvaraoci arhivske građe koji su redovno dostavljali arhivsku knjigu u proteklom periodu, oni bi dostavili samo arhivsku knjigu za prethodnu godinu, ali prema rečima Dučića, više od 95 odsto njih to nije radilo pa je na inicijativu Privredne komore Srbije, Ministarstvo kulture i informisanja rok produžilo do 30. aprila 2022., dok je rok za dostavljanje normativnih akata pomeren do kraja ove godine.
Danijela Smiljanić, zadužena za pravne poslove u „Impol Sevalu“, koja je na čelu tima za implementaciju Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti u Društvu, navodi da novi Zakon nalaže brojne obaveze pravnim subjektima u vezi sa evidentiranjem, označavanjem, klasifikacijom, datiranjem i arhiviranjem arhivske građe i dokumentarnog materijala.
-Naše preduzeće, koje je među vodećim u regionu, na vreme je prepoznalo značaj zaštite dokumentarnog materijala koji stvara. Osim toga, „Impol Seval“ ima dugu tradiciju u zaštiti arhivske građe i vođenja arhivskog i kancelarijskog poslovanja čiji su počeci još u vremenu SOUR-a Valjaonice bakra i aluminijuma. Ona je nastavljena i neguje se i do današnjih dana, a sada je kroz primenu novog Zakona samo unapređujemo, dodatno organizujemo, uređujemo i usklađujemo sa novim propisima. Primena novog Zakona i obaveze koje on nameće, samo su nadogradnja onoga što mi već posedujemo uz istovremeno podizanje svesti zaposlenih, posebno na ključnim pozicijama, o stvarnom značaju dokumentacije – kaže Danijela i ističe:
-Naš cilj je da na najbolji mogući način unapredimo čuvanje i arhiviranje celokupnog dokumentarnog materijala, da omogućimo nesmetani rad i budućim generacijama. Sa druge strane, imajući u vidu da je „Impol Seval“ jedna od najvećih firmi ne samo u Zlatiborskom okrugu već i šire, sigurno da stvaramo arhivsku građu koja je relevantna za lokalnu zajednicu pa i čitavu našu državu – ističe Danijela Smiljanić i podseća na još jednu značajnu novinu u Zakonu koji osim dokumenta na papiru, tretira i elektronski dokument koji je uz papirnu formu, danas vrlo značajna dokumetacija, a arhivska građa se čuva u obliku u kojem je i nastala.
Prema rečima Miroslava Dučića, kroz pravilnik o kancelarijskom poslovanju stvaraoci arhivske građe dužni su da definišu i nastanak i čuvanje elektronskog dokumenta. Za arhiviranje i čuvanje ove vrste dokumenata biće korišćena i iskustva drugih zemalja.
S obzirom na interesovanje stvaraoca arhivske građe, posebno iz privrede, užički Istorijski arhiv planira još obuka, a ako epidemiološki uslovi budu dozvolili, razmišlja se o organizovanju savetovanja za veći broj učesnika.
